一、適用范圍

　　1、 用戶特征

　　◆ 普通意義上的政府、事業(yè)、企業(yè)用戶，檔案的管理沒有明顯的行業(yè)特征，可以經(jīng)過簡單的設(shè)置滿足管理上的個(gè)性;

　　◆ 只負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，不負(fù)責(zé)其它相關(guān)單位或下屬單位檔案的保管和利用;

　　◆ 雖然有寵大的分支機(jī)構(gòu)存在，但初期建設(shè)只到總部。

　　2、 檔案管理機(jī)構(gòu)的形式

　　檔案管理機(jī)構(gòu)以檔案室、檔案科、檔案處等形式存在，集中管理本單位產(chǎn)生的各類檔案信息。

　　二、信息管理的種類

　　主要包括文書檔案、科技檔案、工程檔案、基建檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、合同檔案、設(shè)備檔案等以及圖書、期刊、情報(bào)等資料。

　　三、方案組成

　　標(biāo)準(zhǔn)解決方案以“飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)(單全宗)版本為基礎(chǔ)檔案管理平臺，在此平臺的基礎(chǔ)上結(jié)合全文檢索、OCR、流媒體服務(wù)、圖像處理、信息加密、信息發(fā)布等眾多*技術(shù)組合而成的應(yīng)用解決方案。

　　3.1檔案管理平臺

　　◆ 模板自定義技術(shù)

　　飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)基于檔案管理平臺理念設(shè)計(jì)，系統(tǒng)的各個(gè)管理和應(yīng)用體系均提供模板自定義技術(shù)。用戶可以在原有模板基礎(chǔ)上局部調(diào)整，也可以創(chuàng)建全新的模板，模板的自定義工作無須編程就可以實(shí)現(xiàn)。模板自定義技術(shù)給用戶提供了廣闊的個(gè)性空間，用戶可以快速的部署適合自身特點(diǎn)的檔案系統(tǒng)，并且能夠在自身需求、管理模式上發(fā)生變化時(shí)隨需應(yīng)變。

　　◇ 自定義檔案管理類型及層次;

　　◇ 自定義文件管理類型及層次;

　　◇ 自定義其它管理模板類型及層次,比如查、借閱、統(tǒng)計(jì)、編研模板;

　　◇ 自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu);

　　◇ 自定義錄入字段及界面布局;

　　◇ 自定義檔號自動(dòng)生成規(guī)則;

　　◇ 自定義報(bào)表輸出規(guī)則;

　　◇ 自定義數(shù)據(jù)排序規(guī)則;

　　◇ 自定義歸檔流水號規(guī)則;

　　◇ 自定義關(guān)聯(lián)錄入規(guī)則;

　　◇ 自定義WEB發(fā)布頁面;

　　◇ 自定義條形碼管理;

　　◇ 文件歸檔、鑒定設(shè)置;

　　◇ 歸檔整理規(guī)則設(shè)置;

　　系統(tǒng)支持對各類文件信息的歸檔整理、這些信息包括公文、從OA、PDM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)采集的預(yù)歸檔信息等;系統(tǒng)支持多點(diǎn)立卷，即可以由各個(gè)業(yè)務(wù)職能處室通過本系統(tǒng)獨(dú)立進(jìn)行立卷歸檔;系統(tǒng)支持改革后的文書檔案整理規(guī)則;文件信息和檔案信息的歸檔對應(yīng)關(guān)系可以自定義。

　　◆ 文件自動(dòng)分類、鑒定

　　系統(tǒng)提供保管期限、分類表維護(hù)功能。在此模塊中對文件設(shè)置分類、并定義好保管期限、歸屬的“目錄號"設(shè)定好歸檔范圍關(guān)鍵詞，在歸檔時(shí)系統(tǒng)會智能解析文件標(biāo)題，自動(dòng)分類、鑒定并形成分類號、保管期限，自動(dòng)分類技術(shù)和立卷歸檔以及檔案模板中字段值設(shè)置等功能結(jié)合起來，使智能、快速歸檔成為可能。

　　◆ 主題詞自動(dòng)標(biāo)引

　　系統(tǒng)內(nèi)置主題詞庫，并支持用戶修改主題詞;系統(tǒng)可以自動(dòng)分析文件標(biāo)題，實(shí)現(xiàn)主題詞的自動(dòng)標(biāo)引。

　　◆ 業(yè)務(wù)管理平臺

　　系統(tǒng)提供檔案的查、借閱、統(tǒng)計(jì)、編研、銷毀、保管、庫房管理、數(shù)據(jù)錄入、報(bào)表輸出、檢索查詢等完整功能，在此可以實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的高效、自動(dòng)管理。

　　◆ 信息利用平臺

　　可以在檔案查詢系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，結(jié)合用戶的需求建立的綜合檔案信息網(wǎng)站，使之成為單位檔案信息的門戶。用戶可以在此網(wǎng)站設(shè)置不同的欄目頻道，并可實(shí)現(xiàn)對發(fā)布信息的維護(hù)更新;同時(shí)該網(wǎng)站更是檔案信息的發(fā)布及查詢平臺，查詢用戶可以根據(jù)自身的權(quán)限檢索、瀏覽檔案信息，并可以在此提出利用申請及預(yù)約。

　　◆ 安全防護(hù)平臺

　　信息安全是檔案信息利用的基礎(chǔ)，系統(tǒng)提供權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)、日志管理、訪誤刪除等完整的安全防護(hù)體系，確保信息資源能夠安全存儲并安全訪問。

　　◆ 多文件瀏覽技術(shù)

　　飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)支持多種圖形、圖像文件格式的管理和瀏覽，無需安裝相應(yīng)的應(yīng)用程序即可通過飛揚(yáng)瀏覽器打開原文進(jìn)行瀏覽，并且瀏覽器和用戶權(quán)限進(jìn)行了集成，可以防止非法用戶的瀏覽、下載、打印。

　　3.2相關(guān)技術(shù)集成

　　為提高檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果，飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)和其它相關(guān)成熟的技術(shù)和應(yīng)用進(jìn)行了集成，這主要包括全文檢索、OCR以及流媒體服務(wù)等。通過集成，可以實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的高效檢索、掃描文件信息的自動(dòng)提取及查詢、以及音視頻檔案的網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)播等功能。

　　◆ 全文檢索

　　隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入，產(chǎn)生了大量的不同類型的電子文檔，這此信息包括數(shù)據(jù)庫、文本文件、圖形、圖像等，資料多半已不再只以結(jié)構(gòu)性資料來存取，反而較偏向以半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化資料的存取方式，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫查找的處理效能日益銳減，存在較大不足：

　　◆ 非結(jié)構(gòu)化信息的檢索問題

　　系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的大量電子文件的內(nèi)容大多數(shù)為非結(jié)構(gòu)化信息，比如HTML文檔、文本文檔等，檔案管理系統(tǒng)主要對文檔的描述信息(目錄)進(jìn)行檢索，找出對應(yīng)的電子文件，但不能對電子文件的正文內(nèi)容進(jìn)行檢索。

　　◆ 無法對異質(zhì)信息進(jìn)行整合

　　用戶需要將各種不同來源的信息(WEB、DB、非結(jié)構(gòu)化和半機(jī)構(gòu)化文檔以及各應(yīng)用系統(tǒng)中)整合成一個(gè)單一的信息平臺，以統(tǒng)一的入口跨信息源搜索信息。

　　◆ 查找的效率存在巨大缺陷

　　傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫查找缺少必要的語義分析，與查找內(nèi)容符合的信息就能夠查找出來，而沒有進(jìn)一步的判斷，比如我們查找“民法"，但數(shù)據(jù)庫查找會現(xiàn)“"也同時(shí)顯示出來，數(shù)據(jù)庫查找機(jī)制會導(dǎo)致查找出大量的無用信息，同時(shí)對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫查找時(shí)效率呈現(xiàn)幾何級下降。

　　全文檢索技術(shù)的出現(xiàn)大大改變了我們傳統(tǒng)的信息查找模式，通過全文檢索組件，實(shí)現(xiàn)對結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化信息的統(tǒng)一整合，形成完整的索引數(shù)據(jù)庫，配合語義分析、智能分類、多國語義支持等技術(shù)實(shí)現(xiàn)對異質(zhì)信息的快速檢索。

　　◆ 創(chuàng)建全文索引庫

　　系統(tǒng)可以對掃描完成的圖像文件(TIF格式)、各類電子文本(HTML、TXT、OFFICE格式文件)自動(dòng)進(jìn)行全文識別并和相應(yīng)的檔案保存描述性PDI(分類和目錄)一起建立起相應(yīng)的全文索引庫。

　　◆ 搜索引擎

　　用戶可以在WEB查詢系統(tǒng)中通過輸入關(guān)鍵詞，對檔案數(shù)據(jù)庫中的正文進(jìn)行檢索，在檢索過程中可以設(shè)置檢索范圍，并且可以在檢索結(jié)果中再進(jìn)行分層檢索，檢索出來的檔案信息可以根據(jù)權(quán)限進(jìn)行再編輯，提高了文件檢索的查全率、查準(zhǔn)率。

　　◆ 全文檢索的強(qiáng)大功能

　　1、 可行實(shí)現(xiàn)對關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、Html、Text、Office等來源的信息進(jìn)行搜尋。

　　2、 支持「英文萬用字符(*、?)查詢」。英文單字是由多個(gè)英文字母組成的，使用者可查詢部分英文字及*(代表多于一個(gè)英文字母)或?(代表一個(gè)英文字母)的組合。

　　3、 搜尋條件具有完整的布爾邏輯運(yùn)算AND、OR、NOT能力，支持復(fù)合式布爾邏輯運(yùn)算查詢，并且可以配合多組左括號"("與右括號")"作關(guān)鍵詞查詢優(yōu)先級的設(shè)定，方便查詢者輸入布爾組合查詢條件。

　　4、 內(nèi)建「智能型快速響應(yīng)模式」(Smart cache)機(jī)制，可以提供同一種查詢條件之重復(fù)使用率，提高系統(tǒng)資源的效益。Cache儲存目錄記錄了Cache檔案所要放置的地址，經(jīng)查詢過的資料或畫面，第二次再進(jìn)入時(shí)，可重復(fù)使用次查詢結(jié)果。

　　5、 Unicode索引建置及查詢?？芍С侄鄧Z系(英文、繁簡體中文、日文、Unicode等)混合的文件的建置與查詢。

　　6、 中英文容錯(cuò)查詢:中英文容錯(cuò)功能Fuzzy Search，基于文字特性，很多名詞及詞匯依情況不同，也許衍生出通用的簡稱，或是文字次序?qū)φ{(diào)。也有可能因?yàn)槟：幻鞔_的意象，使用者希望只需要輸入一個(gè)關(guān)鍵詞，就能一并查詢性質(zhì)類似或相關(guān)之信息。比如：輸入「 Network」可查到「 Appliance Network」等特定距離的詞句、輸入「產(chǎn)業(yè)研究」可查到「產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)研究」、「產(chǎn)業(yè)….研究」等，擴(kuò)展搜尋的完整性。

　　7、 提供中文字、詞查詢及英文詞組檢索: 提供中文字詞索引查詢功能，透過智能型自動(dòng)斷詞技術(shù)以達(dá)到詞索引的效果，解決輸入“合資" 會找到“整合信息"等搜尋不精確的問題。支持/多字段 / 多條件檢索，來取得數(shù)據(jù)庫資料，并可跨資料表、跨信息字段進(jìn)行索引建置與搜尋。提供詞索引 / 搜尋功能，濾除搜尋結(jié)果噪聲。

　　8、 中英文同義詞組查詢:系統(tǒng)內(nèi)置18萬組同義詞庫，實(shí)現(xiàn)對檢索詞組的同義詞關(guān)聯(lián)查詢。

　　9、 屬性查詢(高級查詢)：支持對數(shù)據(jù)庫的字段設(shè)定檢索內(nèi)容組合查詢。

　　10、智能型自然語言斷詞，詞索引能力:為提高查詢檢索的準(zhǔn)確度，系統(tǒng)采用自然語言斷詞機(jī)制和靈活的詞索引開關(guān)，用戶可根據(jù)需要選擇詞索引或字索引。具體功能如下：

　　1) 中文句子將被自動(dòng)分析與斷詞，并建立詞索引;

　　2) 詞索引功能通過開關(guān)靈活設(shè)置;

　　3) 檢索字串首先通過自動(dòng)斷詞，將其斷詞結(jié)果進(jìn)行組合檢索;

　　4) 提供「詞庫」編輯器，針對斷詞用的「詞庫」進(jìn)行維護(hù)和調(diào)整;提高查詢的速度和準(zhǔn)確度。該功能優(yōu)勢如下：

　　◇ 提高精確度： 輸入「民法」不會找到「」;

　　◇ 更小的索引空間：–通過詞索引的方式，索引數(shù)據(jù)庫相對字索引需要更少的磁盤空間;同樣數(shù)據(jù)量下，檢索時(shí)需要的Memory更少;

　　◇ 檢索性能高：配合高效算法，詞索引的搜索性能相對字索引平均高出3倍以上;

　　11、 近似概念詞庫檢索;

　　12、 靈活開發(fā)特殊信息源，文件格式;

　　13、 支持海量存儲;

　　14、 支持分布式架構(gòu)。

　　3.3.通用接口

　　伴隨著信息化建設(shè)的加快，各單位逐漸建立起OA、MIS、ERP、PDM等系統(tǒng)(統(tǒng)稱OA)，這些系統(tǒng)產(chǎn)生的大量有價(jià)值的信息都需要?dú)w檔。這就要求飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能夠和眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立有效的交互，保證歸檔信息按照檔案的要求及時(shí)、規(guī)范的轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)里。通過多年的技術(shù)積累，飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)和眾多涉及不同平臺的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立了有效的交互，保證數(shù)據(jù)順暢歸檔。